El tener nuestro
espacio de trabajo desordenado es uno de
los principales motivo de estrés que podemos encontrar en el día, además de
causar una gran pérdida de tiempo buscando documentos o fichas.
Esto reduce la
productividad de los trabajadores.
Hagamos una limpieza general de
papeles: tengamos una área
para papeles de uso inmediato y un archivo para papeles que ya no necesitamos pero que luego podamos consultar,
de tal manera de no mezclar todo.
Evitemos tener comida cerca de nuestro
espacio de trabajo: Si vamos a comer en
el trabajo, es mejor terminar de comer y botar los residuos o envolturas en el
tacho.
Démosle una revisión diaria al correo físico que llega a nuestra oficina. Conservemos los documentos que san útiles,
archivémoslos y botemos los que son inservibles. No es necesario que convirtamos
nuestra oficina en un depósito de sobres.
Tener a la mano implementos de uso frecuente. Lapiceros, perforador, engrapador, clips, etc., siempre deben
estar a la mano. Colócalos en un lugar específico de tu escritorio, úsalos, y
cuando dejes de usarlos colócalos de nuevo en su sitio.
Utilicemos los cajones de forma
“temática”. Por ejemplo: un
cajón para accesorios:
(clips, tijera, engrapador, etc.), cajón para documentos financieros, cajón
para documentos de recursos humanos, etc. Coloquémosle una etiqueta pequeña a
cada cajón, para poder identificarlo mas rápido.
No dejemos los proyectos a
medias. No acumulemos
diferentes documentos y proyectos juntos, pues podemos confundirnos y cometer
errores graves. Tengamos en el escritorio documentos de un proyecto a la vez.
Cuando lo terminemos, archivémoslo y dejemos limpio el escritorio.
Démonos un tiempo para
ordenar todo. Ordenemos nuestro escritorio
por lo menos una vez a la semana. A la larga nuestro espacio de tiempo se convertirá
en un ahorro tanto de esfuerzo como de tiempo.
